Прескочи към главното съдържание на страницата

Архив


БРОЙ 1 2015

Оползотворете всяка минута: Начини за подобряване на вашата ефективност

виж като PDF
Текст A
Съвети от практиката



Използвайки доказани техники, заимствани от света на бизнеса, можете да премахнете пречките и недостатъците във вашата практика.
William Zeckhausen

Пациентите не са в кабинетите, не можете да намерите сестрата, когато имате нужда от помощ, регистрирането на пациентите отнема твърде много време, изоставате от графика и имате твърде много бумащина за вършене. Звучи ли ви познато? Това са ситуации, които повишават кръвното налягане на лекарите. Често те са симптоми на по-голям проблем в работния процес, чието определяне изисква от нас внимателен преглед на симптомите, диагностициране на проблема и прилагане на лечение, точно както правим с нашите пациенти.
Но докато ние знаем как се диагностицират и лекуват проблемите на нашите пациенти, не винаги знаем как се диагностицират и лекува проблемите в службата. Ключът е да се приложат доказани техники, използвани в света на бизнеса, за да се повиши ефективността и качеството за сметка на намаляване на разходите. Много от тези техники са възникнали преди десетилетия в преработващата промишленост, но постепенно си проправят път в сектора на услугите, включително здравеопазването. Използването на тези инструменти в офиса може да подобри ефективността, качеството и крайния резултат.

Начертайте сегашния си работен процес

Повечето проблеми в практиката могат да бъдат проследени обратно до основния проблем. Ефективните процеси са важни, защото те изискват по-малко време, усилия и ресурси за постигне на по-добри резултати. Всеки процес във вашата практика е поредица от стъпки, които трябва да се извършат правилно, в правилния ред и в точното време, за да се получи най-добър резултат. Рисуването на картина (или карта) на това, как точно в момента се случва работният процес, може да бъде мощен инструмент, който да ви помогне за разбиране на симптомите.

Идентифицирайте пречките и недостатъците

След като сте определили всяка от стъпките в сегашния си работен процес, можете да започнете да определяте какво не е наред с този процес. Специалистите по качество Джеймс Уомак и Даниел Джоунс съветват организациите да оспорват всяка стъпка от даден процес, и да преценят дали е ценна, достъпна, подходяща и гъвкава. С други думи, стойностна ли е стъпката за клиента или е загуба на време и енергия? Дава ли добри резултати всеки път или пък се е проваляла на няколко пъти и се нуждае от корекция или преработка? Дали е на разположение винаги, когато това е необходимо, за да се свърши работата или не работи?
След като установите проблемите в настоящия процес, ще трябва да премахнете стъпките, които са просто ненужни и да внесете промени в практиката, за да направите останалите стъпки ефективни. Например, един от най-често срещаните проблеми е трудност, която възпрепятства увеличаването на производството. Трудности могат да възникнат през цялото време, или те могат да бъдат епизодични (пример за епизодична трудност е недостигът на персонал, когато ключов служител е в болнични или във ваканция).

Ако недостигът на персонал е временен проблем, то тогава бихте могли да разпределите задълженията между останалия персонал или пък да се свържете с агенциите за временна заетост. Ако този проблем е постоянен, може да се наложи да наемете повече персонал.
Друг често срещан проблем е излишното движение, като излизането от кабинета за допълнителни инструменти, консумативи, медицинска сестра или друго. Оборудването на кабинета по стандартизиран начин е едно добро решение. Наличието на електронен лекарствен справочник ще ви даде възможност да проверявате лекарствени взаимодействия и дози, без да напускате кабинета.
Може да откриете, че процесът отнема значително по-дълго време, отколкото действителната работа. Например, целият процес на обработване на даден пациент (от регистриране до излизане от кабинета) може да отнеме 40 минути, въпреки че действителното време за този процес може да изисква само 20 минути. С други думи, може да има 20 минути, които са загубени в чакане за преглед.
Създаването на причинно-следствена диаграма би могло да подпомогне идентифицирането на проблема. Бихте могли да оставите голям лист хартия в стаята за почивка на персонала, очертавайки основната структура на схемата, питайки Вашите колеги, за да добавите техните отговори на въпроса: „Защо се случи този проблем?”

 Помогнете на новия процес да успее

След като сте начертали текущия процес, идентифицирали сте проблемите и сте се споразумели за подобряването на метода, работата Ви не е свършила. За да може новият процес да успее, ще трябва да се вземат допълнителни мерки.

Образоване на персонала. Обучението на Вашия персонал за новия процес и снабдяването им с цялата информация ще е от жизненоважно значение за успеха Ви. Допълнително и продължаващо обучение в тази област може да помогне за подобряване на процеса.

Функции за работа. Може да откриете, че работните функции имат нужда от преработване. Ако на медицинските сестри се налага да свършат две неща едновременно, то трябва да се приоритизират дейностите, според тяхната важност. Освен това работата трябва са се разпределя според способностите на персонала като съответната дейност се върши от най-способния в тази област.

Ежедневни бъркотии. Планирането на деня би помогнало да предвидите и да се подготвите за евентуални проблеми, които биха възникнали през деня. Сутринта бихте могли да съберете колектива, да обсъдите предстоящите дейности и да се подготвите за новите предизвикателства. Така например, ако в същия ден г-жа Петрова ще идва заради диабета си, медицинската сестра може да извади предварително досието ѝ и да разбере дали тя е била на преглед при офталмолог през последната една година и ако не, то да се подготвят необходимите документи за това предварително.

Образоване на пациентите. Обяснението на пациентите за това как протича работа в кабинета, би улеснило като цяло работния процес и би спестило времето, загубено в чудене къде да отидат след прегледа.

 

Екипна работа. Подобряването на работния процес изисква всеки от персонала от рецепцията до лекарите, да бъде включен в процеса на усъвършенстване. Всеки един член на колектива трябва да спазва установените правила на работа, тъй като тяхното пренебрегване би довело до евентуални грешки и съответно утежняване на работния процес.

 

10 ПРАВИЛА ЗА ЕФЕКТИВНОСТ

  1. Изяснете стойността или целите на процеса от гледна точка на клиента.
  2. Елиминирайте всички постъпки, които не са стойностни.
  3. Не допускайте натрупвания на много хора, които се изнервят от дългото чакане.
  4. Стандартизирайте процеса, така че служителите да следват едни и същи стъпки всеки път, което премахва необходимостта от догадки.
  5. Стремете се към по-малко препредавания, което позволява на служителите да бъдат отговорни за пълната задача.
  6. Опростявайте процеса, където е възможно, с по-малко стъпки и по-малко участващи хора.
  7. Елиминирайте чакането и закъснения между стъпките в работния процес.
  8. Коригирайте грешките или дефектите в момента на тяхното възникване.

  9. Подлагайте на съмнение ненужното движение на хората.

  10. Не създавайте работна група, която да подобри работния процес. Вместо това наемете някой отговорен за непрекъснатото му подобряване.

 

Всеки офис има потенциал за постигане на ефективност във всичките му процеси. Но това изисква съзнателни усилия и упорит труд. Започнете само с няколко ключови области на Вашата практика, които предизвикват постоянни главоболия за Вас, Вашите служители или Вашите пациенти. Дори малко подобрение в работния процес може да доведе до огромни печалби, удовлетвореност от пациентите и качество на здравните грижи.